現代はひとりが複数のチームに所属する「マルチチーミング」の時代になってきています。進行しているのは、会社内だけでなく、パラレルワークなどを通じて関わる会社外のチームも含めたマルチチーミング化です。

こうした状況のなかでは、これまで以上に業務を一人で完結させられることは少なく、他のメンバーや社外のパートナーと連携して進める機会がより一層増えています。

パラレルワークの浸透によって、仕事に対するリソースの確保度合いが一様ではない場合も増え、リモートワークの浸透によって非同期での進行が必要な場面も増えている。

これらの変化とマルチチーミング化がかけ合わさると、連携の難易度が上がります。うまく連携できれば、同時に複数の物事を進めることもできますが、慣れていないとうまく仕事を進めることも難しいでしょう。

こうした状況において、仕事をお願いする際の作法を最低限おさえておくことが求められます。基本は変わらなかったとしても、誰かと一緒に仕事をする際に大切なポイントを改めて確認しておけるといいかもしれません。

慣れていない人に伝える大切なポイントは以下の5つ。それぞれ順番に紹介していきましょう。

1. 目的や理由、背景から共有する

2. 依頼内容を具体的に伝える

3. 期日を明確にする

4. 相手のスケジュールを考慮する

5. 相手が介在する余白をつくる

1. 目的や理由、背景から共有する

仕事を依頼するときには、「なぜその作業が必要なのか？」という目的や理由、背景をきちんと伝えましょう。背景や理由がわかれば、相手は自分がどう動くべきかを考えやすくなりますし、対応の優先度も考えやすくなります。

2. 依頼内容を具体的に伝える

依頼内容はできるだけ具体的に伝えるようにしましょう。ざっくりと伝えるだけでは、なにをすればいいのかを具体化するという作業を相手が実施しなければならず、対応してもらうまでに時間がかかりやすくなります。

3. 期日を明確にする

「期日」がない仕事は進みません。依頼する内容をいつ頃までに対応してもらいたいのかの期日は明確にして伝えるようにしましょう。仮に時間に余裕がある仕事だったとしても、目安の期日を明確にしておくことが大切です。期日を具体的に定めておくことで、リマインドのコミュニケーションもとりやすくなります。

4. 相手のスケジュールを考慮する

慣れないうちは自分本位なタイミングで業務を依頼し、期日を設定してしまいがちです。冒頭でも書いたとおり、いまはほとんどの人がなにかに追われて忙しいのが常です。

事前に相手の仕事状況を確認して、相談内容の頭出しをし、リソースの空き状況を確認し、いつ頃に具体の対応が発生しそうか、それをいつまでに対応してもらいたいかなどをコミュニケーションするようにしましょう。

時折、「できるだけ早く」「急ぎで」などのコミュニケーションが必要な場面があるかもしれませんが、これが日常化してしまうと、相手も対応したくないな、となってしまいます。

5. 相手が介在する余白をつくる

人に仕事を頼むとき、余白を残さないまま詳細まで決め打ちしてしまうと、相手がアイデアを出したり、自分なりの工夫を試みたりする機会を失いがちです。具体化できる部分は具体化し、相手の意見や考えを盛り込んで対応してもらいたいことを残しておいて、相手が主体性をもって作業できるようにしておくことも大切です。

これが誰かと一緒に仕事を進める上で大切にしたい5つのポイントです。余裕があるときは実施できるかもしれませんが、日々いろいろな仕事が進行するなかで実施できるようになるには、練習も必要です。

改めて、こうしたコミュニケーションが実施できるように、ポイントをチェックして、日々の実践に取り入れてみてください。

以下、過去のマルチチーミングについてのエントリ。